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Warum Projekte scheitern – und warum NICHT

„Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet!“
Diese These bestätigen die Worte des Baumeisters des Turms von Pisa zum Projektstart: „Wird schon schiefgehen!“

Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass bis zu 70% aller Projekte ihr Projektziel nicht erreichen oder sogar komplett scheitern. Die Gründe hierfür liegen nicht so sehr in der fehlenden Machbarkeit der Projekte, als vielmehr im fehlenden oder unzureichenden Projektmanagement.

SMART Projektmanangement deutsch, ZieleMethodisches Vorgehen erzwingt den Erfolg!

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) messen dem Projektmanagement eine geringere Bedeutung zu, als große Unternehmen und scheitern dadurch überproportional. Dabei könnten KMU genauso vom Einsatz von Projektmanagement-Standards profitieren und so durch Professionalisierung des Vorgehens die gesteckten Ziele erreichen.

Die häufigsten Projektfehler sind

– Die falschen Projektmitarbeiterinnen (nicht die Besten, sondern die Abkömmlichen)
– Die Projektziele sind nicht klar definiert
– Die Projektauftraggeber sind nicht klar
– Die Zeit, Kosten und Aufwand wurden unrealistisch geplant
– Die Kommunikation funktioniert nicht
– Die Projektmitarbeiterinnen sind überbelastet – das x-te Projekt
– Der Projektleitung fehlen die notwendige Kompetenz und die Erfahrung
– Die Komplexität des Vorhabens wurde unterschätzt
– Es findet keine Überwachung des Projektfortschritts statt
– Den Projektrisiken wurde keine Beachtung gegeben
– Der Veränderungsprozess wird nicht gestaltet/begleitet
– Es findet kein Projektabschluss statt
– Die Geschäftsleitung identifiziert sich nicht mit dem Projekt

Voraussetzung für erfolgreiche Projekte:

Zielorientierte und wirtschaftliche Planung, Durchführung und Kontrolle sind die Voraussetzung erfolgreicher Projekte. Fehlen die Ziele für ein Projekt, so lassen sich seine einzelnen Aktivitäten nicht koordinieren und es ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Ebenfalls negative Auswirkungen haben Lücken und Fehler im Zielsystem.

Hier gilt: Projektziele müssen SMART sein, also:

  • S – spezifisch
  • M – messbar
  • A – aktionsorientiert oder auch akzeptiert
  • R – realistisch
  • T – terminiert

Zielkonflikt durch Methode auflösen

Planen und dokumentieren Sie die Ressourcen (Kapazitäten), Kosten und Zeiten. Hier besteht ein natürlicher Zielkonflikt, denn Projekte sollen am liebsten immer in kürzester Zeit, mit geringsten Kosten und möglichst wenig Ressourcen das beste Ergebnis (sprich die höchste Qualität) erreichen. Diesen Zielkonflikt, auch magisches Dreieck genannt, lösen Sie nur durch planvolles und methodisches Vorgehen im Projekt. Hierzu gehört auch die intelligente Unterteilung des Vorhabens in einzelne Projektphasen (Vorbereitung, Konzeption, Spezifikation, Realisierung und Implementierung).

Klingt kompliziert? Das richtige Maß finden

Immer dann, wenn eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität und Bedeutung ansteht, ist Projektmanagement angesagt. Viele KMU scheuen aber den vermeintlichen Bürokratismus. Dieser entsteht erst gar nicht, wenn in der Vorbereitungsphase der Umfang der Projektsteuerungsmittel im Projektteam definiert und an die Komplexität und Größe des Projektes anpasst wird.

Also, haben Sie Mut zum Einsatz von Projektmanagement-Methoden. Denn nur, was vorher geplant und festgelegt wurde, kann auch hinterher überwacht und gesteuert werden. Es liegt in Ihrer Hand, Bürokratismus zu vermeiden und dabei trotzdem ein sauber geplantes Projekt erfolgreich abwickeln zu können!

Autor: Volker Gölz

3 Kommentare

  1. Die Erfahrung von Frau Maurer kann ich nur bestätigen. Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird es auch einen passenden Projektleiter zu finden. Das ist in kleineren Unternehmen teilweise doch einfacher.

    Antworten
  2. Hallo Frau Maurer,
    Sie haben völlig recht, auch bei Großunternehmen sind diese Versäumnisse zu beobachten. Allerdings sind diese i.d. Regel eher bereit, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen (liegt z. T. auch an der größeren Finanzkraft). Aber unabhängig von der Entscheidung, externe Projektleiter für viel Geld zu beschäftigen oder nicht, wäre m. E. die halbe Ernte bereits eingefahren, wenn die oben dargestellte Liste der häufigsten Projektfehler vor Beginn des Projektes berücksichtigt und Maßnahmen zur Vermeidung getroffen würden. Die ist eindeutig Chefsache und darf nicht delegiert werden.

    Viele Grüße
    Volker Gölz

    Antworten
  3. Ulla Maurer

    13/06/2015 @ 20:15

    Sehr guter Beitrag. Nach meiner Erfahrung wird allerdings nicht nur bei KMU sondern auch bei großen Unternehmen oft an professionellen Projektleitern und damit auch an strukturierten Vorgehensweisen gespart. Statt dessen bildet man eine “Task Force” aus den eigenen Reihen, weil es sich hier nun um die bekannten “eh da” Kosten handelt! Für alle Unternehmen ist die Wahl für die zum Projekt passende Unterstützung allerdings nicht immer einfach:-)

    Viele Grüße

    Ulla Maurer

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