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Meine 5 Tipps zum Umgang mit Bewerbern

Wenn Sie eine vernünftige Zahl von passenden Bewerbungen erhalten, haben Sie schon einen guten ersten Eindruck gemacht. Den gilt es nun zu verstärken und in einem effizienten, wertschätzenden Vorgang die passenden Kandidaten* zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Meine wichtigsten Tipps für diesen Schritt zum neuen Mitarbeiter:

2017_14_06_RMathiesen_Tipps Umgang BewerberTipp 1: Die Eingangsbestätigung – Zeitplan vorhalten

Ihr Bewerber ist Ihr Kunde – wenn ein Kunde etwas bei Ihnen bestellt, reagieren Sie entsprechend z.B. mit Angebot oder Auftragsbestätigung. Senden Sie deshalb allen Bewerbern direkt am Tag nach Bewerbungseingang eine persönlich formulierte Eingangsbestätigung per E-Mail. Natürlich wird jemand mit einem konkreten Suchwunsch mehrere Bewerbungen aktiv haben.

Sie setzen sich deshalb wohltuend von Ihren Mitbewerbern um diesen Kandidaten ab, indem Sie in der Eingangsbestätigung folgende Punkte aufnehmen:
– Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer benennen.
– Informationen zum weiteren Ablauf des Bewerbungsverfahrens geben, idealerweise schon mit Angabe von Tagen, an denen Gespräche mit Bewerbern vorgesehen sind.
– Aktuelle, interessante Informationen zum Unternehmen senden.
– Den Zeitpunkt nennen, bis wann Sie sich verlässlich melden werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass Sie sich schon einmal einen groben Zeitplan erstellen, wie der Ablauf sein könnte, auch damit die möglichen Termine mit Bewerbern nicht mit Ihrem persönlichen Zeitplan kollidieren. Sie wollen Muße haben für diese Gespräche, die eine so wichtige Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens sind.

Tipp 2: Die A/B/C Analyse – Stellenprofil abgleichen

Sie haben ja sicherlich ein Profil der Stelle beschrieben (siehe auch meinen Blog „Welchen Mitarbeiter suchen Sie wirklich?“). Vermerken Sie dazu nun, was Ihre Muss-, Soll-, und Kann-Kriterien sind, die Ihren Wunsch-Bewerber ausmachen. Machen Sie auf Basis der Unterlagen der eingehenden Bewerber eine ABC-Analyse:

A-Kandidaten passen „von der Papierform“ auf die beschriebene Stelle, alle Muss-Kriterien und einige übrige Kriterien sind erfüllt.

B-Kandidaten: hier sind Sie unsicher, ob der Kandidat passt, Muss-Kriterien sind zwar erfüllt, aber sonst haben Sie eher Zweifel auf Grund der übrigen Kriterien. Das können übrigens auch Kandidaten sein, die wie A-Kandidaten aussehen, bei denen Sie aber Sorge haben, dass deren Gehaltsvorstellungen „jenseits von Gut und Böse“ sind.

C-Kandidaten erfüllen Muss-Kriterien nicht.

Tipp 3: Telefoninterviews – mit welchen Kandidaten?

Die A-Kandidaten wollen Sie sehen, aber was ist mit B-Kandidaten? Ein persönliches Gespräch ist ja immer mit großem zeitlichen Aufwand für Sie und den Bewerber verbunden. Ein kurzes Telefonat gibt Aufschluss und bereitet das eigentliche Interview gut vor. Dieses Gespräch können Sie auch delegieren, da es ja in der Regel darum geht, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeiten, fehlende Unterlagen etc. zu klären.

Tipp 4: Bestätigen Sie den Termin immer schriftlich

Senden Sie eine kurze E-Mail Bestätigung zu Zeit, Ort und Gesprächspartner und versenden Sie gerne eine Anfahrtsbeschreibung, Infos zu Parkmöglichkeiten etc.

Tipp 5: Sagen Sie wertschätzend ab

Sagen Sie C-Kandidaten und B-Kandidaten, die im Telefoninterview herausgefallen sind, innerhalb weniger Tage per E-Mail ab. Verwenden Sie dabei wertschätzende Formulierungen (immer ohne Begründung – das AGG setzt da den Rahmen). Denken Sie daran, dass frustrierte Bewerber auch in Arbeitgeberbewertungsportalen wie KUNUNU ihrem Unmut Luft machen können. Seien Sie an dieser Stelle also besonders korrekt.

Der wertschätzende und professionelle Umgang mit Bewerbern in allen Phasen der Bewerbung wird wesentlich dazu beitragen, dass Top-Bewerber sich für Sie und Ihr Unternehmen entscheiden.

*Es ist immer sowohl die weibliche und die männliche Form gemeint.

Autor: Ralf Mathiesen

Als TAB Moderator / Coach ist Ralf Mathiesen durch seine langjährige Erfahrung im Bereich Personalmanagement für die Mitglieder seiner TAB-Unternehmerboards in Berlin-City ein geschätzter Gesprächspartner – und das nicht nur in Personalfragen.  

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