Artikelformat

Schon alles besprochen? Mit diesen 4 Tipps werden Ihre Meetings wirklich effektiv

Regelmäßige Meetings gehören meist auch in kleineren Unternehmen zur Arbeitskultur. Als Chef können Sie in diesen Runden Ihren Führungsstab kompakt informieren, Sie erhalten Einblicke in den Stand aktueller Projekte und können Ideen für Innovationen sammeln. Mit diesen Tipps sorgen Sie dafür, dass diese auch zum gewünschten Erfolg führen und nicht zur ungeliebten „Schwafelrunde“ werden:

Business presentation on corporate meeting.Die genaue Vorbereitung ist entscheidend

– Fragen Sie sich vorab: Was ist das Ziel des Meetings?
– Formulieren Sie danach die Tagesordnung und versenden Sie sie ca. eine Woche vorher an die Beteiligten, damit diese auch gut vorbereitet erscheinen.
– Verteilen Sie die Aufgaben so konkret wie möglich: Beispiel TOP 2: Informieren über den neuen Stand des CRM Systems. Vortrag Herr Müller: 10 Minuten. Fragen und Anmerkungen: 10 Minuten.

Rollen verteilen

Ganz wichtig für ein gelungenes Meeting ist die Rolle des Moderators. Er wacht über pünktliches Anfangen und Beenden des Meetings und Einhaltung der Regeln „kurz fassen“ „Handys aus“ und „keine E-Mails lesen“. Zudem führt er die Rednerliste und fasst die Ergebnisse nach jedem Tagesordnungspunkt noch einmal zusammen.

Mitarbeiter als Moderator einsetzen

Das muss nicht der Chef sein. Im Gegenteil: Delegieren Sie diese Aufgabe an einen Mitarbeiter, der dazu auch eine Schulung besuchen durfte. Denn er hat die Aufgabe, auf die Einhaltung der Meetingregeln zu achten – und sie durchzusetzen. Damit darf er auch den Chef in die Schranken verweisen, zum Beispiel wenn der zu lange redet oder sein Handy klingelt.

Die effektive Mitschrift

Ein Protokollant fasst die Themen und Ergebnisses prägnant zusammen, Ergebnisse sollten in einen “Wer/ Was / Bis wann” Aktionsplan eingetragen werden. Schlaue Chefs geben nicht nur das Protokollieren, sondern auch das Moderieren ab. Wer sich als Chef zudem selbst an die Regeln hält und sie bei anderen durchsetzt bzw. durchsetzen lässt, zeigt Führungsstärke.

Pünktlichkeit ist ein MUSS für den Chef

Seien Sie selbst pünktlich. Warten Sie nicht auf Nachzügler. Sie können deren Zuspätkommen nach Absprache mit dem Moderator auch kommentieren: “Herr Schulz, Sie sind zu spät.” Damit signalisieren Sie, dass Sie dieses Verhalten nicht tolerieren und erhöhen die Motivation von Herrn Schulz, beim nächsten Mal pünktlich zu erscheinen.

Was tun, wenn die Zeit überschritten wird?

Bei Überschreitung der eingeplanten Zeit für einen Tagungsordnungspunkt, darf der Moderator entscheiden, ob Sie den Punkt vertagen wollen, ein getrenntes Meeting einberufen oder ob der Punkt in einer kleineren Gruppe bearbeitet oder vorbereitet werden soll. Sie können mit den Teilnehmern darüber diskutieren. Die letzte Entscheidung hierüber muss der Moderator als Besprechungsleiter treffen.

Wie beenden Sie das das Meeting?

Falls nötig, vereinbaren oder verkünden Sie den nächsten Meeting-Termin. Danach fasst der Moderator oder der Protokollführer die Ergebnisse des Meetings gegebenenfalls kurz zusammen. Sie als Chef beenden das Treffen, indem Sie sich bei allen Teilnehmern bedanken.

Noch ein paar Tipps, wie Sie Meetings aufpeppen können:

Tipp 1 – Stühle weglassen:

Durch das Stehen werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wach bleiben und aus gewohnten (Denk)-Mustern gebracht. Das fördert die Kreativität.

Tipp 2 – Brainstorming:

Suchen Sie Lösungen für eine konkrete Frage? Einfach alle Einfälle kommentarlos auf ein Flip-Chart schreiben lassen. Wenn Sie Beeinflussungen durch andere minimieren wollen, lassen Sie zunächst jeden der Teilnehmer seine Ideen auf Moderationskarten schreiben und sammeln Sie diese ein.

Tipp 3 – Erlauben Sie eine offene Diskussionskultur:

Hier darf auch dem Chef in der Sache widersprochen werden.

Tipp 4: Flexible Reihenfolge:

Drehen Sie spontan die Reihenfolge der Agenda um – sofort sind alle viel aufmerksamer.

Am Ende: Feedback nutzen

Zum Abschluss sollte der Moderator Ihre Mitarbeiter fragen, womit sie zufrieden waren und was sich beim nächsten Meeting ändern soll. So holen Sie sich wertvolle Hinweise und binden alle in die Verantwortung für ein gelungenes Meeting ein.

Autorin: Sina Vogt, TAB Rhein-Erft-Kreis

 

Hinterlasse eine Antwort

Pflichtfelder sind mit * markiert.