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Wer oder was wird denn hier besprochen? 5 Tipps für effiziente Meetings

„Eine Besprechung ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt“ (Werner Finck). Egal ob „Meetings“ oder Besprechungen – sie sind zweifelsohne ein wichtiger Teil der Kommunikation und Koordination in einem Unternehmen. Schlecht oder gar nicht vorbereitete Meetings sind keine Seltenheit.

Dies verschwendet nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern führt auch dazu, dass viel zu viele Termine anberaumt werden, um die mangelnde Effizienz der einzelnen Meetings auszugleichen.

Image courtesy of David Castillo Dominici at FreeDigitalPhotos.net

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Hier einige Gedanken wie Sie Ihre Meetings effizienter machen:

1. Was soll nach dem Meeting anders sein?

Der oder diejenige, die ein Meeting einberuft sollte sich unbedingt darüber im Klaren sein, was durch ein Meeting erreicht werden soll. Was so simpel klingt, wird oftmals nicht wirklich zu Ende gedacht. Geht es darum Informationen weiterzugeben, oder Informationen auszutauschen? Will man eine Entscheidung treffen, einen Konsens finden? Was soll am Ende des Meetings anders sein als davor? Und immer wieder sollte die nächste Frage dann sein: brauche ich überhaupt ein Meeting, um dieses Ziel zu erreichen oder lässt sich das Thema auch in einem Zweiergespräch klären?
Wer kein klares Ziel für ein Meeting hat, wird auch keines erreichen.

2. Wer muss an einem Meeting teilnehmen?

Hier gilt weniger ist mehr! Gleichzeitig hilft es, ein Ziel für ein Meeting realistisch abzustecken. Meetings mit mehr als zehn Teilnehmern – sofern es nicht reine Informationsveranstaltungen sind – ufern schnell aus und können damit nur ineffizient werden. Jeder Teilnehmer eines Meetings sollte auch etwas zu den Themen beitragen können. Wenn bei zehn Teilnehmern jeder zu einem Tagesordnungspunkt nur einen Redebeitrag von drei Minuten leistet, ist ohne Begrüßung und Einleitung schon eine halbe Stunde rum. Erfahrungsgemäß sinkt nach 45 Minuten die geistige Leistungskurve. Und es müssen auch nicht notwendigerweise alle Teilnehmer für die gesamte Dauer eines Meetings anwesend sein.

Übrigens machen Sie sich mal den Spaß, die Kosten eines Meetings auf Basis der Stundensätze der Teilnehmer zu errechnen. Dafür gibt es mittlerweile sogar einfache Apps, die fortlaufend die Meeting Kosten mitkoppeln, sodass Sie jederzeit im Bilde sind wieviel Tausende Euro schon auf der Uhr sind.

3. Meetings sind endlich und müssen geleitet werden

Ein effizientes Meeting braucht eine Moderation nach klaren Regeln. Ausufernde Diskussionen, langatmige Redebeiträge, Selbstdarstellung und Abweichungen vom Thema sind mögliche Fallstricke, die ein Meeting sehr schnell ineffizient werden lassen. Dabei muss keineswegs immer der Vorgesetzte die Leitung eines Meetings übernehmen. Im Gegenteil – will der Vorgesetzte vor allem inhaltlich zu einem Thema beitragen, sollte er unbedingt die Leitung des Meetings einem/einer anderen übertragen. Das ist gleichzeitig eine gute Übung für Nachwuchskräfte.

Eine andere Unsitte sind Open End Meetings. Als Moderator oder Initiator des Meetings muss ich mir vorher Gedanken machen wieviel Zeit ich auf die Erreichung des Zieles verwenden will. Ein Meeting sollte nicht nur eine Anfangszeit haben, sondern auch einen klar definierten, kommunizierten Endzeitpunkt, der auch eingehalten wird.

4. Agenda

Selbstverständlich braucht jedes Meeting eine Agenda. Ob eine Agenda zuvor an die Teilnehmer verteilt wird oder nicht, hängt nicht zuletzt von den Zielen des Meetings ab. In den meisten Fällen ist eine Verteilung im Vorfeld sicher sinnvoll, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Wenn es bei einem Meeting jedoch um Konsensbildung geht, kann es sinnvoll sein, eine Agenda zumindest sehr knapp zu halten, um eine möglichst offene Haltung der Teilnehmer vor dem Meeting zu erreichen.

Bewährt hat sich auch die einzelnen Tagesordnungspunkte als Fragen zu formulieren, deren Beantwortung dann das Ergebnis des Meetings ist.

5. Die Vorbereitung “drumherum”

Auch das kurzfristig anberaumte Meeting sollte vorbereitet sein, um wirklich ein Ergebnis zu produzieren. Ansonsten wird zumeist kein anderes Ergebnis als ein Folgemeeting erreicht, das dann hoffentlich besser vorbereitet ist. Das hätte man einfacher haben können, ohne all die Teilnehmer von Ihrer Arbeit abzuhalten. Bei der Vorbereitung sollten auch die einfachen Dinge nicht vergessen werden, wie:
– Ist der Besprechnungsraum frei?
– Funktioniert der Projektor?
– Sind Marker und Flipchart soweit benötigt vorhanden bzw. mit Papier bestückt?

Leider erlebt man viel zu oft, dass kostbare Zeit dabei verloren geht, indem man sich erst während eines Meetings mit solch einfachen Vorbereitungen beschäftigt und dann von mehr oder weniger wohlmeinenden, in jedem Fall unausgelasteten Teilnehmern mehr oder weniger hilfreiche Ratschläge bekommt.

Dies sind nur ein paar Tipps, wie Sie Ihre Meetings effizienter machen können. Doch mich interessiert auch, womit Sie die besten Erfahrungen gemacht haben: Was funktioniert, was nicht und was sollte man unbedingt unterlassen? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen.

Autor: Florian Gruber

Unternehmer in Hamburg schätzen die Expertise von Florian Gruber, der als TAB Moderator / Coach in Hamburg die monatlichen TAB Unternehmerboards sorgfältig vorbereitet und effektiv moderiert. So kommen nicht nur aktuelle Themen auf den Tisch, sondern es werden auch tragfähige Lösungen innerhalb dieser vertrauten Unternehmerrunde entwickelt.

Interessiert, dabei zu sein? Nehmen Sie Kontakt auf!

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