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Lohnt sich: Eine klare Organisationsstrategie für KMU

Ist es auch für kleinere und mittelständische Unternehmen wichtig, eine Organisationsstrategie zu haben? Diese Frage kann unbedingt und eindeutig mit „ja“ beantwortet werden.

Viele Unternehmen bauen Ihre Organisationsstruktur eher um Personen, als um Funktionen, Bereiche und Verantwortlichkeiten herum auf. Dies führt insbesondere bei  Ausfall einer Person oder bei starkem Wachstum des Unternehmens sehr schnell ins Chaos. In diesem Zustand gibt es häufig auch keine Stellenbeschreibung, welche bei Neubesetzung der Position klar das Aufgabengebiet definieren würde und – besonders wichtig – die Verantwortlichkeiten regelt.

Wer macht was warum?

Der Ausfall eines Mitarbeiters kann insbesondere bei kleineren Unternehmen zu einem existenziellen Problem werden, da vor allem bei langjährig gewachsenen Strukturen niemand genau weiß, welche Aufgaben von dem Mitarbeiter im Einzelnen ausgeführt wurden. Daher ist es wichtig, eine klare Organisationsstruktur für jedes Unternehmen möglichst in Form eines Organigramms zu entwickeln und ständig zu aktualisieren.

Image courtesy of hywards at FreeDigitalPhotos.net

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Mehr als nur Arbeitsplatzbeschreibung

Durch das Organigramm werden die einzelnen Funktionen/Stellen im Unternehmen klar definiert und visualisiert. Die hierarchische Struktur, die Verbindung zwischen den Funktionen und die Verantwortlichkeiten sind sofort auch visuell erkennbar. Anhand des Organigramms wird im nächsten Schritt für jede Schlüsselfunktion eine Stellenbeschreibung erstellt, welche folgende sechs Punkte zum Inhalt haben sollte:

1. Festschreibung der erwarteten Ergebnisse, um die Aufgabe der jeweiligen Position zu erfüllen.
2. Beschreibung der Verantwortlichkeit der jeweiligen Position
3. Benennung der direkt vorgesetzten Position
4. Benennung unterstellter Positionen
5. Wenn möglich eine Liste von Standards anhand derer die Leistung beurteilt werden kann.
6. Unterschrift des Vorgesetzten und des Stelleninhabers.

Ein wesentlicher Vorteil dieses Aufbaus:

Bei Um- oder Neubesetzungen von Positionen innerhalb des Unternehmens ist für den neuen Stelleninhaber schnell und einfach erkennbar, welche Rolle er im Unternehmen spielt, welches seine Aufgaben sind und mit wem er sich wie abstimmen muss, um die von seiner Position verlangten Ergebnisse zu erreichen.

Und im nächsten Schritt: Unternehmensstrategie

Eine definierte und zu „Papier gebrachte“ Organisationsstrategie ist außerdem die grundlegende Voraussetzung für jede strategische Weiterentwicklung eines Unternehmens. Zusätzliche Positionen sind deutlich einfacher zu definieren und können sofort in das bestehende Organigramm eingebaut werden.

Zusätzlicher Effekt: Mitarbeiterbindung

Sofern die Führung der Mitarbeiter über eine Stellenbeschreibung eine gelebte Praxis im Unternehmen ist, wird sie als „mehr“ empfunden als nur eine Arbeitsplatzbeschreibung. Sie ist vielmehr eine Zusammenfassung der Spielregeln in der Firma. Sie gibt jeder Person innerhalb einer Organisation das Gefühl der Bindung und der Verantwortung, indem Inhaber einer Position genau weiß, für welche Dinge er – auch durch seine Unterschrift unter der Stellenbeschreibung – verantwortlich ist und somit auch in die Pflicht genommen werden kann.

Diese Situation führt zu mehr Klarheit und Zufriedenheit – sowohl auf Seiten des Unternehmers als auch des Mitarbeiters.

Autor: Frank Kolbe

 

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