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Erfolgreich delegieren – machbar in 4 Schritten

Wer alles selber erledigt, erzieht die Mitarbeiter zu Unmündigkeit. Sie wissen nicht Bescheid und sind nicht in der Lage, gewisse Aufgaben aus ihrem Aufgabengebiet zu übernehmen. Hinzu kommt, dass man Mitarbeitern interessante Themen nimmt und sie damit auf Dauer demotiviert. Und als Chef? Eine dringende Angelegenheit, keine Zeit, niemand da, der es erledigen könnte und dem man es zutrauen würde. Bis man es einem Mitarbeiter erklärt hat , macht man es mal eben selbst.

2017_05_10_Erfolgreich delegieren-so geht´s
Die Delegationsfalle lässt grüßen – mit weitreichenden Konsequenzen!

Ein Teufelskreislauf – denn wer sich keine Zeit für die Qualifizierung seiner Mitarbeiter nimmt, muss halt alles selber machen und kommt nicht zu der Aufgabe, für die er eigentlich da ist – Führung! Aber dafür fehlt ja leider die Zeit. Viele Führungskräfte wissen um die Notwendigkeit des Delegierens, aber nicht, wie es richtig geht.

Delegations-Verhinderer Nr. 1 = Zeitdruck

Das oben genannte Beispiel zeigt, dass der wesentliche Grund für mangelnde Delegation daran liegt, dass man unter Zeitdruck steht. Hier hilft nur methodisches Vorgehen und Disziplin!
Folgendes Vorgehen nach der Methode von Marijan Kosel hilft beim nachhaltigen Delegieren:

Schritt 1: Was kann an wen delegiert werden?

1. Eigene Aufgaben ausleuchten

Welche Aufgaben möchte ich in den nächsten sechs bis zwölf Monaten (oder kürzer) abgeben? Wenn das zwei bis fünf regelmäßig wiederkehrende Routineaufgaben sind, dann ist das schon ein Vorhaben, das gut geplant werden will.

Versuchen Sie, ruhig über den Kreis der Gewohnheiten hinauszudenken. Das können also durchaus auch Aufgaben sein, an die Sie im ersten Moment noch gar nicht denken. Hilfreich auch, sich alle Aufgaben, die Sie selbst wahrnehmen, aufzuschreiben und sich dann in Frage zu stellen: „Warum sollte ich diese Aufgabe nicht delegieren? Was hindert mich daran?“

Doch Achtung: Im Vordergrund sollte es nicht darum gehen, sich von unliebsamen Aufgaben zu trennen und diese an die Mitarbeiter abzudrücken. Das darf nicht das Motiv sein!

2. Aufgaben genauer definieren

Beschreiben Sie diese Aufgaben kurz auf einem Blatt. Was muss der Mitarbeiter konkret wissen? Was ist das originäre Ziel der Aufgabe? In welcher Reihenfolge sind die einzelnen Arbeitsschritte anzugehen? Welche sonstigen Informationen sind noch wichtig?

3. Wer kann es übernehmen?

Im nächsten Schritt geht es um die Frage: An wen möchte bzw.kann ich diese Aufgabe übertragen? Dabei gibt es eines zu beachten: Wir neigen gerne dazu, denjenigen Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen, die Aufgaben bereitwillig übernehmen. Um diejenigen Mitarbeiter, die schon das Gesicht verziehen, wenn sie uns um die Ecke kommen sehen und die mit irgendwelchen fadenscheinigen Begründungen versuchen, sich vor der Aufgabe zu drücken, machen wir gerne einen Bogen. Am Ende sind es immer dieselben, denen Aufgaben übertragen werden und die dann irgendwann unter der Last zusammenbrechen, während die andere Däumchen drehen. Also nicht nur die Frage „wer ist fachlich geeignet?“ ist wichtig, sondern auch „wer hat noch Luft?“.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Passen Sie die Aufgaben dem Leistungspotenzial bzw. den Fähigkeiten der Mitarbeiter an. Die Delegation von Aufgaben ist eines der wichtigsten Instrumente der Personalentwicklung. Die Aufgabe sollte den Mitarbeiter nicht überfordern. Ideal ist es, wenn der Mitarbeiter sich zwar enorm strecken muss, um die Aufgabe zu lösen, es aber letztlich doch schafft. Das ist zweifelsfrei die motivierendste Art der Personalentwicklung. Das ist Fördern durch Fordern!

4. Welche Kompetenzen sind nötig?

Was müsste der oder diejenige noch lernen, um diese Aufgabe als Ergänzung und Bereicherung wahrnehmen zu können? Nicht immer wird der Mitarbeiter in der Lage sein, “aus dem Stand heraus“ übernehmen zu können. Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind nötig? Welche Rahmenbedingungen müssen noch geschaffen werden?

Schritt 2: Die Übergabe planen

Führen Sie dann ein Gespräch mit jedem betroffenen Mitarbeiter. Wichtig ist dabei, die Aufgaben in Ruhe, mit genügend zeitlichem Vorlauf und mit ausreichenden Erläuterungen zu übergeben. Der Mitarbeiter muss merken, dass Ihnen die Aufgabe und seine korrekte Erledigung wichtig ist und dass die Verantwortung bei ihm liegt!

Übergeben Sie ihm alle Unterlagen, die er damit benötigt und treffen Sie klare Vereinbarungen: Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein? Wann möchten Sie welche Zwischeninformationen? Was darf der Mitarbeiter alleine entscheiden? Wann darf er auf Sie zukommen? Welche Kompetenzen erhält er?

Schritt 3: regelmäßige Updates einplanen

Besprechen Sie regelmäßig den Fortschritt. Beim ersten Mal ist es wichtig, dass beide die Gewissheit haben, dass die übertragene Aufgabe auch in Ihrem Sinne ausgeführt wird. Dazu bitte immer wieder die Zwischenstände besprechen. Wo steht der Mitarbeiter, braucht er noch Unterstützung, wie kommt er voran? Doch Vorsicht, manche Mitarbeiter neigen zur Rückdelegation.

Schritt 4: Wie ist es gelaufen?

Nach Abschluss der Aufgabe rundet ein Reflektionsgespräch den Delegationsprozess ab.

Wie immer erzwingt methodisches Vorgehen den Erfolg. Probieren Sie es aus und Sie werden merken, dass Sie zufriedene Mitarbeiter erhalten und sich auch Ihr Zeitproblem plötzlich lösen wird…!

Autor: Volker Gölz, TAB Hannover-Süd

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